Cuộc họp 8 người bắt đầu, laptop đặt đầu bàn làm camera. Đầu bên kia chỉ thấy 3 người ngồi gần, còn người cuối bàn nói thì chỉ nghe tiếng lí nhí. Đây là tình huống quen thuộc khi phòng họp 6-8 người vẫn dùng thiết bị của phòng 2-4 người.
Phòng cỡ này nằm ở khoảng giữa. Không gian này quá lớn cho webcam và loa cá nhân, nhưng chưa cần hệ thống micro trần và bộ xử lý âm thanh như hội trường. Bài viết giúp doanh nghiệp trả lời 4 câu hỏi trước khi mua sắm. Cần đo gì trong phòng? Cần những nhóm thiết bị nào? Nên chọn BYOD hay Microsoft Teams Rooms? Và cấu hình nào phù hợp với nhu cầu vận hành thực tế của phòng?
Khác biệt lớn nhất là khoảng cách. Bàn họp dài hơn, nên người ngồi cuối bàn cách camera và micro xa hơn nhiều so với phòng 4 người. Thiết bị đủ tốt cho phòng nhỏ thường hụt đúng ở 2 điểm: khung hình không chứa hết người ngồi gần camera, và micro không thu rõ người ngồi xa.
Các hãng thiết bị hội nghị cũng tách riêng phân khúc này. Crestron xếp dòng kit UC-MX50 vào nhóm phòng họp vừa, tối đa 8 người. Sennheiser giới thiệu TeamConnect Bar M là thiết bị "all-in-one" cho phòng họp và không gian cộng tác cỡ vừa.
Trước khi xem thiết bị, doanh nghiệp nên đo 3 thông số trong phòng:
Có 3 con số này, việc so sánh thông số giữa các thiết bị trở nên cụ thể thay vì cảm tính.
Một phòng họp trực tuyến cỡ vừa cần đủ 6 nhóm thiết bị dưới đây. Có nhóm nằm gọn trong một thiết bị (thanh hội nghị gộp camera, micro và loa), có nhóm phải mua riêng.
Trong phòng 6-8 người, người ngồi gần màn hình thường bị camera cắt mất. Vì vậy tiêu chí đầu tiên là góc nhìn ngang (horizontal field of view), không phải độ phân giải.
Một phép tính đơn giản giúp hình dung. Camera có góc ngang 115° sẽ bao được bề rộng khoảng 3,1 m ở khoảng cách 1 m. Camera 120° bao được khoảng 3,5 m ở cùng khoảng cách. Bàn họp rộng 1,2-1,5 m đặt cách tường màn hình 1 m vẫn nằm gọn trong khung.
Tính năng thứ hai là tự căn khung hình (auto framing). Camera tự thu phóng theo số người đang ngồi, nên không ai phải chỉnh camera đầu buổi. Một số dòng còn có chế độ chia ô từng người (person tiling) để người ở xa nhìn rõ nét mặt hơn.
Ví dụ từ thông số của hãng:
Âm thanh quyết định cuộc họp nhiều hơn hình ảnh. Đầu bên kia có thể chấp nhận hình hơi mờ, nhưng sẽ không nắm bắt được nội dung cuộc họp nếu âm thanh kém.
Với phòng 6-8 người, micro cần có 3 tính năng:
Tiếp theo là so tầm thu với khoảng cách tới ghế xa nhất đã đo ở mục 1. TeamConnect Bar M dùng 6 micro MEMS dạng beamforming, tài liệu kỹ thuật của Sennheiser ghi vùng thu Ø5 m. Thiết bị để bàn của kit UC-MX50-T có 4 micro thu 360°, tầm thu khoảng 6 m.
Khi bàn dài hơn tầm thu, giải pháp là thêm micro mở rộng thay vì đổi sang thiết bị lớn hơn. TC Bar M mở rộng micro qua Dante (giao thức truyền âm thanh qua mạng LAN). Kit UC-MX50-T nhận thêm tối đa 2 micro CCS-UCA-MIC.
Về loa, phòng cỡ vừa cần đủ áp lực âm để người cuối bàn nghe rõ mà không phải tăng hết cỡ. TC Bar M có 4 loa toàn dải, áp lực âm tối đa 84 dB SPL. Loa của thiết bị để bàn UC-MX50-T là 11 W, đạt 95 dB SPL ở khoảng cách 0,5 m.
Phòng 1 màn hình phải chia khung giữa người tham gia từ xa và nội dung trình chiếu. Khi có người chia sẻ slide hoặc bảng tính, khung hình của người tham gia sẽ bị thu lại thành ô nhỏ.
Phòng 2 màn hình tách hai việc này ra: một màn hiển thị người, một màn hiển thị nội dung. Với phòng 6-8 người thường xuyên họp với đối tác hoặc chi nhánh, đây là nâng cấp đáng cân nhắc nhất. TC Bar M có sẵn 2 cổng HDMI ra. Kit UC-MX50-T hỗ trợ 1 hoặc 2 màn hình.
Điểm cần lưu ý: nếu phòng chạy Microsoft Teams Rooms, tính năng 2 màn hình phụ thuộc loại license. Mục 3 giải thích chi tiết.
Mọi cuộc họp trực tuyến đều cần một máy tính chạy phần mềm Teams, Zoom hoặc Google Meet. Có 2 cách:
Mục 3 so sánh 2 mô hình này.
Trong phòng 8 người, thường có 2-3 người cần trình chiếu trong một buổi. Nếu mỗi lần đổi người lại rút cắm cáp HDMI, cuộc họp sẽ bị gián đoạn vài phút ở mỗi lượt chuyển đổi.
Bộ thu trình chiếu không dây giải quyết việc này. Ví dụ AirMedia Receiver 3200 của Crestron gắn sau màn hình, xuất hình 4K qua HDMI. Theo thông số của hãng, AirMedia hiển thị đồng thời tối đa 4 nguồn khi trình chiếu qua ứng dụng AirMedia, Apple Screen Mirroring hoặc tiện ích Chrome. Khách dùng iPhone hoặc MacBook trình chiếu được ngay bằng Apple Screen Mirroring có sẵn trên máy.
Bộ thu trình chiếu không dây Crestron AirMedia Receiver 3200, xuất hình 4K qua cổng HDMI
Doanh nghiệp muốn so sánh thêm các dòng bộ thu có thể xem bài thiết bị trình chiếu không dây năm 2026.
Nhóm này không nằm trong danh sách mua sắm nhưng hay là nguyên nhân khiến hình giật, tiếng rè. Microsoft khuyến nghị băng thông cho video trong cuộc họp Teams là 2,5 Mbps chiều lên và 4 Mbps chiều xuống cho mỗi thiết bị đầu cuối. Mức cho chất lượng cao nhất là 4 Mbps cả hai chiều.
Các điểm cần chuẩn bị:
Đây là quyết định ảnh hưởng nhiều nhất tới cách thức vận hành phòng họp hằng ngày. Hai mô hình phục vụ hai kiểu doanh nghiệp khác nhau.
| Tiêu chí | BYOD (thanh hội nghị + laptop) | Microsoft Teams Rooms chuyên dụng |
|---|---|---|
| Cách vào họp | Cắm 1 cáp USB-C, mở cuộc họp trên laptop | Chạm 1 lần trên màn cảm ứng đặt trên bàn |
| Nền tảng họp | Bất kỳ phần mềm nào laptop chạy được (Teams, Zoom, Google Meet) | Teams là chính, vào được họp Zoom và Webex qua Direct Guest Join |
| Phụ thuộc người chủ trì | Cần người mang laptop và cắm đúng cáp | Không cần laptop để bắt đầu họp |
| Quản lý tập trung | Theo từng laptop | Quản lý theo phòng, phần mềm tự cập nhật |
| License | Dùng license Teams hoặc Zoom của người chủ trì | Cần license Teams Rooms Basic hoặc Pro cho phòng |
| Phù hợp khi | Doanh nghiệp họp đa nền tảng, lịch họp không quá dày đặc | Doanh nghiệp dùng Microsoft 365, phòng họp kín lịch hằng ngày |
Một lưu ý về license ít người để ý: Microsoft quy định thiết bị dùng chung trong phòng họp phải có license Teams Rooms, kể cả khi đăng nhập bằng ứng dụng Teams thông thường. Vì vậy một máy tính cố định trong phòng, đăng nhập Teams cho mọi người dùng chung, vẫn thuộc diện cần license Teams Rooms. Laptop cá nhân của người chủ trì thì không.
Microsoft có 2 loại license cho Teams Rooms. Bảng dưới tóm tắt các điểm liên quan trực tiếp tới phòng họp cỡ vừa, theo tài liệu Microsoft cập nhật ngày 14/08/2026:
| Tính năng | Teams Rooms Basic | Teams Rooms Pro |
|---|---|---|
| Chi phí license | Miễn phí | Trả phí theo thuê bao |
| Số lượng tối đa mỗi tổ chức | 25 phòng | Không giới hạn |
| Vào họp 1 chạm, chia sẻ nội dung, Whiteboard | Có | Có |
| Hỗ trợ 2 màn hình | Không | Có |
| Front row, Large gallery | Không | Có |
| Khử ồn bằng AI, nhận diện người nói | Không | Có |
| Cấu hình từ xa, cảnh báo tình trạng thiết bị | Không | Có |
Điểm quan trọng nhất với phòng 6-8 người là dòng hỗ trợ 2 màn hình. Doanh nghiệp định lắp 2 màn hình cho phòng Teams Rooms cần tính license Pro ngay từ đầu. Nếu không, màn hình thứ hai chỉ là thiết bị dư thừa.
Ba cấu hình dưới đây dùng thiết bị của Sennheiser và Crestron, hai hãng mà DSG là đối tác: Dealer Partner mảng Business Communication của Sennheiser và Silver Partner của Crestron. Mỗi cấu hình có ưu điểm và điểm đánh đổi riêng.
Đây là cấu hình gọn nhất. Thanh TeamConnect Bar M gắn dưới màn hình, kết nối laptop qua 1 cáp USB-C. Camera, 6 micro và 4 loa nằm trong cùng một thiết bị dài 750 mm.
Sennheiser TeamConnect Bar M: camera, micro và loa nằm trong một thanh dài 750 mm
Cấu hình này giữ thanh hội nghị của cấu hình 1 và thêm bộ thu AirMedia Receiver 3200 để trình chiếu không dây. Người chủ trì cắm laptop vào thanh hoặc kết nối không dây qua AirMedia để chạy cuộc họp. Những người khác trong phòng chia sẻ màn hình không dây, không cần chờ đổi cáp.
Bộ kit Crestron Flex UC-MX50-T là hệ thống Microsoft Teams Rooms trọn bộ cho phòng vừa tối đa 8 người. Kit gồm máy tính Teams Rooms lắp sẵn trên giá sau màn hình và thiết bị để bàn có màn cảm ứng 7 inch kiêm loa, micro. Đi kèm là camera 120° ngang và bộ thu nội dung để khách cắm laptop. Doanh nghiệp chỉ cần thêm màn hình và giá treo.
Thiết bị để bàn có màn cảm ứng 7 inch và camera trong bộ kit Crestron Flex UC-MX50-T
| Cấu hình 1 | Cấu hình 2 | Cấu hình 3 | |
|---|---|---|---|
| Thiết bị chính | TC Bar M | TC Bar M, AirMedia 3200 | Kit UC-MX50-T |
| Cách vào họp | Cắm USB-C từ laptop | Cắm USB-C hoặc kết nối không dây qua AirMedia | Chạm trên màn 7 inch |
| Nền tảng | Mọi nền tảng laptop chạy được | Mọi nền tảng laptop chạy được | Microsoft Teams Rooms |
| Số màn hình | 1 hoặc 2 | 1 hoặc 2 | 1 hoặc 2 (2 màn cần license Pro) |
| Mở rộng micro | Qua Dante | Qua Dante | Tối đa 2 micro CCS-UCA-MIC |
Chi phí mỗi cấu hình phụ thuộc diện tích phòng, số người dự họp và hạ tầng mạng sẵn có. Doanh nghiệp có thể gửi kích thước phòng và số người qua Zalo/hotline 088.86 88 809 hoặc email dsg@dsgvn.com. Chúng tôi khảo sát tại chỗ và báo giá trong 24 giờ làm việc.
Thiết bị đúng vẫn có thể cho kết quả kém nếu lắp đặt sai. Đây là 5 lỗi hay gặp ở phòng cỡ vừa.
Kích thước màn hình phụ thuộc khoảng cách từ màn hình tới ghế xa nhất, không chỉ số người. Người ngồi cuối bàn phải đọc được chữ trên slide mà không cần nheo mắt. Bộ giá VESA của TC Bar M lắp được với màn hình 27-78 inch.
Có, khi dùng theo mô hình BYOD. Thanh hội nghị kết nối USB nên laptop nhận thiết bị như camera, micro và loa thông thường. Bất kỳ phần mềm họp nào chạy trên laptop đều dùng được. TC Bar M hỗ trợ laptop chạy Windows 10 trở lên và macOS 13 trở lên.
Không bắt buộc. Mô hình BYOD dùng laptop của người chủ trì. Máy tính riêng chỉ cần khi doanh nghiệp muốn vào họp bằng 1 chạm, không phụ thuộc laptop. Khi đó nên chọn hệ thống Microsoft Teams Rooms, và phòng cần license Teams Rooms.
Không. Theo bảng so sánh license của Microsoft, hỗ trợ 2 màn hình chỉ có trong Teams Rooms Pro. Basic miễn phí, đủ cho phòng 1 màn hình với các tính năng vào họp, chia sẻ nội dung và Whiteboard. Mỗi tổ chức dùng tối đa 25 license Basic.
Microsoft khuyến nghị 2,5 Mbps chiều lên và 4 Mbps chiều xuống cho mỗi thiết bị đầu cuối khi họp có video. Phòng họp chỉ chạy 1 thiết bị đầu cuối, nên đường truyền ổn định và ưu tiên cáp LAN quan trọng hơn tốc độ gói cước.
Chi phí phụ thuộc diện tích phòng, số người dự họp, số màn hình và hạ tầng sẵn có. Doanh nghiệp vui lòng gửi kích thước phòng và số người qua Zalo/hotline 088.86 88 809 hoặc email dsg@dsgvn.com. DSG khảo sát tại chỗ và báo giá trong 24 giờ làm việc.
Phòng họp 6-8 người không cần thiết bị đắt nhất. Điều phòng cần là thiết bị có góc camera và tầm thu micro khớp với chiều dài bàn, cùng một quyết định rõ ràng về BYOD hay Teams Rooms trước khi mua.
Nếu doanh nghiệp còn cân nhắc có nên đầu tư phòng họp chuyên dụng, bài viết về lý do nên xây dựng phòng họp trực tuyến chuyên nghiệp là điểm khởi đầu phù hợp. Khi đã có kích thước phòng, doanh nghiệp có thể gửi thông tin cho DSG để nhận cấu hình đề xuất cho đúng căn phòng đó.
Nguồn tham khảo
